Kollaboration in der Cloud: GoogleDocs, Dropbox & Co

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von Karola am 28. September 2011 – 20:23
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Manch einer wird meinen, dass der Einstieg in die Cloud noch auf sich warten lassen kann. Doch sind wir uns dessen bewusst, dass die Cloud uns schon umgibt? Wenn ich mir bspw. meinen Arbeitsalltag genauer betrachte, fällt auf, wie viele Aufgaben ich schon in der Wolke erledige. Die Nutzung von Cloud-Services hat sich in unseren Alltag eingeschlichen.

Besonders im Bereich Kollaboration sind viele nützliche Cloud-Services entstanden. Es gibt für fast jede Situation in der Teamarbeit eine passende Lösung. Das Produktspektrum reicht vom Speicherplatz über nützliche Tools für die Büroarbeit und Terminfindung bis hin zu Plattformen für den Datenaustausch. Das alles gibt es inzwischen in der Cloud, vieles davon sogar kostenlos. Ich habe schon einige dieser Anwendungen ausprobiert und genutzt. Gerade bei der Arbeit in einem Team können diese Tools hilfreich sein. Die nützlichsten Anwendungen stelle ich euch hier vor.

GoogleDocs

Eine sehr umfangreiche Werkzeugsammlung bietet Google Inc. mit GoogleDocs. Jedem Nutzer eines GoogleMail-Accounts stehen automatisch die angebotenen Webanwendungen zur Verfügung. Das Angebot beinhaltet Anwendungen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Erstellung von Bildschirmpräsentationen, Formularen und Zeichnungen. Die Anwendungen eignen sich für die Zusammenarbeit in der Gruppe, da mehrere Google-Nutzer gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten können. Die Änderungen werden in Echtzeit bei allen Beteiligten angezeigt, so ist immer jeder auf dem neuesten Stand. Zusätzlich können beliebige andere Dateien online gesichert werden.

Dropbox

Dieser Cloud-Service ist eine Art Festplatte in der Cloud. Nach der Anmeldung stehen jedem Nutzer 2 GB Speicherplatz zur Verfügung. Die Handhabung ist sehr einfach. Man kann entweder über das Internet oder lokal auf dem Rechner auf den Speicher zugreifen. Alle Dateien, die man im Datenordner ablegt, werden automatisch in die Wolke geladen. Eine sehr nützliche Funktion ist, dass man die enthaltenen Unterordner der Dropbox mit anderen Anwendern teilen kann. Dadurch kann auch hier gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Die Daten werden bei jedem Anwender synchronisiert und sind immer aktuell.

Slideshare

Eine Plattform zum Teilen von Präsentationen, Dokumenten und Videos ist Slideshare. Die Idee ist, dass man eine Datei nur einmal hochlädt und dann einfach mit vielen anderen teilen kann. Es stehen zahlreiche Mechanismen zur Verfügung, über die sich eine Präsentation dann auch mit anderen teilen lässt (z.B. Social Bookmarks oder Links). Registrierte Nutzer können ihre Präsentationen auch als privat kennzeichnen und die potentiellen Betrachter per E-Mail einladen. Wie bei anderen Sharing-Plattformen auch, können andere Nutzer nach Präsentationen suchen und sich diese direkt auf der Plattform ansehen. Beim Upload von Dateien kann man selbst bestimmen, ob die Dateien auch von den Besuchern heruntergeladen werden dürfen. Bei der Arbeit in einer Gruppe können so wichtige Präsentationen und Dokumente präsentiert und weitergegeben werden.

Evernote

Jeder kennt es, dass man sich bei der täglichen Arbeit am PC einige Notizen und To-Do-Listen schreibt. Da dies schnell unübersichtlich werden kann, bietet Evernote eine clevere Lösung an. Evernote ist ein Notizenmanager mit integrierter To-Do-Liste in der Cloud.

Der Service beinhaltet, dass man sämtliche Notizen, Grafiken, Adressen, To-Dos oder ähnliches speichern, kategorisieren, suchen und löschen kann. Ab der Version 4.5 können sogar Audio-Notizen abgelegt werden. Man kann also per Mikrofon beliebige Texte als Notiz einsprechen. All das wird online gespeichert und indexiert. Als Anwender muss man sich nicht mal merken, wo man es gespeichert hat. Ein Stichwort genügt und die passenden Daten werden herausgesucht.

Doodle

Mit Doodle bietet die Cloud ein einfaches Werkzeug zur Erstellung von Terminumfragen oder einfachen Online-Umfragen. Die Nutzung ist kostenlos sowie anonym und ohne Registrierung möglich. Bei jeder Umfrage erhält man einen spezifischen Link, den man an die Umfrageteilnehmer sendet. Der Ersteller der Umfragen kann Terminvorschläge machen, die von den Umfrage-Teilnehmern abgelehnt oder akzeptiert werden können. Dadurch ist schnell ersichtlich, wann z.B. die nächste Teambesprechung stattfinden kann. In Entscheidungssituationen unterstützt Doodle mit Abstimmungen die Entscheidungsfindung.



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