Ich habe im letzten Jahr bereits über Collaboration in der Cloud berichten. Das neue Jahr startet mit erfreulicherweise mit einer neuen Version der Collaboration-Suite von ContactOffice. Die neue Version der SaaS bringt den Nutzern Verbesserungen in der gesamten Suite. So können die Nutzer im neuen Jahr gleich viel besser effizienter mit den einzelnen Tools arbeiten.
Die webbasierte Collaboration-Suite bietet umfangreiche Funktionen, wie E-Mail-Postfach, Kalender, Adressbuch und Dokumentenarchiv, sowie zahlreichen Web 2.0-Tools (Wiki, Forum, Podcast, RSS-Feed). Sichern Sie sich als Neukunde die kostenlose Basisversion und profitieren Sie von dem 100 MB-E-Mail-Postfach und weiteren 100 MB Speicherplatz für die Ablage von Dokumenten! Hier möchte ich kurz die neusten Erweiterungen von ContactOffice vorstellen.
E-Mails im Dokumentenarchiv ablegen
Die neue Version bietet die Möglichkeit, seine E-Mails im ContactOffice-Dokumentenarchiv abzulegen. Die Speicherung erfolgt ganz einfach über das Kontextmenü, indem man auf die ausgewählte Nachricht klickt und „In den Dokumenten speichern“ auswählt. Dadurch wird die E-Mail sicher im gewünschten Dokumentenordner als .eml-Datei gespeichert. Der Vorteil dieser Ablage ist, dass beispielsweise in Projektteams die komplette E-Mail-Kommunikation in einem entsprechenden Projektordner gespeichert werden kann. Jedes Teammitglied kann so immer und überall auf die E-Mail-Korrespondenz zugreifen.
E-Mail-Anhänge in PDF umwandeln
Ab sofort können die Nutzer von ContactOffice im der E-Mail-Anwendung ihre Anhänge per Mausklick in das Ausgabeformat .pdf umwandeln. Somit können Anhänge schnell konvertiert werden, um sie einfach im PDF-Reader zu öffnen und zu lesen. Dies ermöglicht es ihnen, auch Anhänge einzusehen, für dessen ursprüngliches Dateiformat sie keine passende Software auf dem Rechner haben.
Veränderte Mailstruktur
Um die Übersichtlichkeit der E-Mail-Anwendung der Collaboration-Suite zu erhöhen, konzentriert sich die neue Version bei der Darstellung auf die ungelesenen Mails in den Ordnern. Wenn neue Nachrichten eingetroffen sind, werden die entsprechenden E-Mail-Ordner ab sofort optisch fett hervorgehoben.
Spezialisierte Suche in ausgewählten Verzeichnissen
Die Suchfunktionen der neuen Version wurden verfeinert. Nun ist es möglich, die Suche nach Dokumenten auf spezielle Verzeichnisse im Dokumentenarchiv zu beschränken. Dies gilt für private wie für öffentliche Dokumente.
Erweiterte Suchfunktion im Adressbuch
Als Nutzer können Sie ab sofort nach Telefon- und Telefaxnummern im Adressbuch suchen. Diese Suchergebnisse ermöglichen es, direkt aus dem E-Mail-Tool SMS-Nachrichten oder Telefaxe zu versenden. Der Versand geschieht per E-Mail-Nachricht mit der Besonderheit, dass als Empfänger eine Telefonnummer ausgewählt wird. In diesem Schritt werden bei der Suchabfrage Kontakte mit Telefon- und Telefaxnummer angezeigt, aus denen dann der betreffende Empfänger ausgewählt werden kann.
Weitere Informationen zur Collaboration-Suite ContactOffice finden Sie unter www.contactoffice.de.
