Produktive Cloud Tools für ihr Unternehmen – Konferenzen und Kommunikation

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von Andreas Junginger am 17. Mai 2012 – 10:42
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Die Vorteile cloudbasierter Softwaretools liegt auf der Hand: Man kann sich die Anschaffung, Unterhalt und Administration von lokal installierter Software sparen, verfügt ständig über die neuesten Versionen und kann von unterwegs jederzeit auf die Dienste zugreifen.

Für große Unternehmen, deren IT-Infrastruktur ohnehin schon sehr komplex aufgebaut ist, muss der Umstieg auf Cloud-Services natürlich entsprechend mit professioneller Planung und Anforderungsanalyse erfolgen. Die benötigten Ressourcen, der Funktionalitätsumfang und die vertraglichen Modalitäten müssen individuell mit den Anbietern abgestimmt werden.

Für kleinere Unternehmen, Agenturen oder Freelancer gestaltet sich der  Wechsel in die Cloud deutlich einfacher. In dieser Größenordnung kann auf – teils sehr populäre – Dienste zurückgegriffen werden, die „out of the box“ schon das potential haben, allen Anforderungen gerecht zu werden und dabei schon alle positiven Aspekte erfüllen.

In einer Artikelserie bieten wir eine Übersicht an, die einige der beliebtesten Helfer für den Office-Bereich vorstellen. Hier der erste Teil unserer Tool-Übersicht:

Konferenzen und Kommunikation

Skype:

Logo von Skype

Der Platzhirsch im Bereich Videotelefonie und Chat eignet sich hervorragend, um mit einem Team zu kommunizieren und dabei sogar Dateien auszutauschen. Inzwischen gibt es auch mobile Apps des Dienstes für alle gängigen Plattformen.

Die kostenlose Variante ermöglicht Sprachanrufe mit anderen Skype-Nutzern, Videoanrufe, Instant Messaging, den Austausch von Dateien, die Freigabe des Bildschirms für den Gesprächspartner und Konferenzgespräche mit mehreren Teilnehmern.

Zusätzlich zur kostenlosen Basis-Variante kann eine kostenpflichtige Business-Version erworben werden. Damit erweitert sich der Leistungsumfang um: Telefonanrufe ins Festnetz und auf Handys, Gruppenvideochats, die Vergabe von individuellen Online-Nummern für Skype, Voicemail, das Versenden von SMS, Anrufweiterleitung und –durchstellung, die Anzeige der Rufnummern und Skype WiFi, mit dem die Nutzung von öffentlichen Hotspots mit dem Skype-Guthaben bezahlt wird. Diese Variante kann durch Vorauszahlung oder den Abschluss eines Abonnements erworben werden.

Für Unternehmen, die Skype als Tool für ihre Mitarbeiter nutzen möchten, gibt es zusätzlich die Möglichkeit der zentralen Steuerung der Funktionen und Nutzer durch den Skype-Manager oder die Einbindung in die Telefonanlage mit Skype-Connect. Der Skype-Manager erlaubt die Verwaltung der Nutzer, die individuell mit Guthaben und Funktionsmöglichkeiten ausgestattet werden können. Die Integration von Skype in die Telefonanlage ermöglicht die direkte Verbindung mit den Telefongeräten ihres Unternehmens mit Skype. Durch beide Tools lassen sich Kosten reduzieren, die Kommunikation in- und außerhalb des Unternehmens vereinfachen und dabei alle Funktionalitäten von Skype an die Mitarbeiter zu vergeben.

Zur Webseite von Skype

Google+:

Logo von Google+

Über das Einrichten eines Circles lassen sich Chats und Videokonferenzen (Hangouts) mit Teammitgliedern realisieren. In Verbindung mit den Google Apps kann dieser Dienst zu einer All-In-One Lösung werden.

Damit das soziale Netzwerk zu einem produktiven Tool zur Kommunikation und Kollaboration wird, müssen die benötigten Teammitglieder einem Circle zugefügt werden. Dann können bis zu 10 Personen an einem Videochat (Hangout) teilnehmen. Über die erweiterten Einstellungen für Hangouts lässt sich dann auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten, wie z.B. Notizen, Sketchups oder Google Docs. Auch die Freigabe des Bildschirms an die Gesprächspartner oder die Vergrößerung des Bildes des derzeitigen Redners sind weitere tolle Funktionen. Auch von Unterwegs lässt sich Google+ durch die mobilen Applikationen nutzen.

Sollten in Zukunft weitere Dienste z.B. die Google Apps for Business direkt mit Google+ verbunden werden, kann aus diesem Gesamtpaket ein noch effizienteres Tool wie bisher werden.

Zu Google+

VoxOx Unify:

Logo von VoxOx

Der Konkurrent von Skype bietet neben Chat und Videotelefonie auch die Verknüpfung mit facebook und twitter an. Neben einer Desktop-Version für Windows und MacOS ist auch eine iPhone-App verfügbar.

Bei VoxOx bekommt jeder Nutzer eine individuelle Nummer zugewiesen – gegen eine geringe Gebühr kann diese sogar frei gewählt werden. Der Umfang der kostenfreien Dienste umfasst: eine Voicemail-Funktion mit Abruf der Nachrichten von Festnetz oder Handy, Anrufe zu anderen VoxOx-Nutzern, Anrufe, SMS und Faxe aus dem Inland sind für den Absender kostenfrei, Konferenzgespräche mit bis zu 20 Teilnehmern, Globale Rufnummer für Überseegespräche zu regionalen Preisen für den Anrufer, Chat und Social Media Funktionen, einen integrierten Übersetzungsservice, Dateiaustausch bis zu einer Dateigröße von 100 MB.

Neben den kostenfreien Angeboten fallen bei VoxOx vor allem Gebühren für Gespräche, SMS und Fax von VoxOx aus an Festnetzanschlüssen, Handys im Inland oder in andere Länder an. Diese Gebühren sind jedoch recht günstig und werden Transparent kommuniziert.

Zur Webseite von VoxOx Unify

ooVoo:

Logo von ooVoo

Bis zu 12 Mitglieder können sich kostenlos zu einem Videochat treffen. Dabei können Zusatzfunktionen, wie z.B. das Einrichten eines Web-Chat-Raums oder das Aufzeichnen und Senden eines Video-Gespräches genutzt werden. Der Dienst ist als Desktop-Client für PC und MAC, sowie in mobilen Versionen für iPhone und Android verfügbar.

ooVoo bietet in der kostenlosen Basis-Version den ziemlich gleichen Funktionsumfang wie die Konkurrenz und limitiert dabei die Teilnehmerzahlen, blendet Werbeanzeigen ein oder bietet einige Funktionen, wie z.B. das freigeben des Bildschirms oder die Speicherung von Videochats nicht an. Für 3 $ / Monat kann eine Premium-Version erworben werden, die zusätzlich noch einen bevorzugten Support garantiert.

Zur Webseite von ooVoo

Fazit

Welcher der vorgestellten Dienste am Ende des Tages die entscheidenden Vorteile bringt, muss nicht zuletzt über eine vorgehende Analyse der Bedürfnisse geklärt werden. Da sich viele Anbieter und deren Dienste im Funktionsumfang nicht wirklich unterscheiden, ist auch eine Testphase mit mehreren Tools denkbar, an deren Ende auch die Usability und Performance die Kriterien für eine Entscheidung sind.



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