Das Cloud-Servicemodell SaaS zeichnet sich dadurch aus, dass man über ein Netzwerk direkt auf eine Software zugreifen kann. Im Klartext heißt das, man benötigt lediglich einen Internetzugang, um mit der Software zu arbeiten und die Funktionen zu nutzen. Die Bereitstellung über das Internet bedeutet weniger Aufwand für die Implementierung der Anwendung. Im Prinzip braucht ein SaaS-Nutzer keine bzw. minimale IT-Kenntnisse und erst recht keinen IT-Spezialisten, um die Anwendung zu verwenden.

Sicher kennt jeder das lange Prozedere, wenn man auf dem privaten Rechner eine Software zum Laufen bringen möchte. Die gekaufte Software muss installiert und der PC dafür eingerichtet werden. Dieser Aufwand vervielfacht sich erheblich, wenn man die IT-Umgebung eines ganzen Unternehmens auf den neusten Stand bringen möchte. Die Einführung und Nutzung traditioneller Software bedeutet erhöhten Personalaufwand für Installation, Wartung, Updates und ggf. Migration.

Mit SaaS-Lösungen kann hingegen der Eigenaufwand für den IT-Betrieb minimiert werden. Die Cloud-Anwendung ist ohne jegliche Implementierung sofort über das Internet einsetzbar. Die Aufwandsminimierung beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Implementierung. Im gesamten Lebenszyklus der Anwendung sind Entlastungen möglich: technische Betreuung/Support, Wartung, Aktualisierung, Patches und Datensicherung. Es gehört zum Service, dass alle IT-relevanten Vorgänge vom Dienstleister übernommen werden. Auch der Support wird direkt durch die dortigen Experten geleistet. Meist sind auch regelmäßige Updates und Upgrades im Service des Anbieters inbegriffen.

Diese Bereitstellungsart bringt erhebliche Vorteile für die unternehmensinterne IT-Abteilung. Wenn man erst einmal Kunde eines Cloud-Anbieters ist, muss man sich als Kunde nicht um den Betrieb der Anwendung oder der dazugehörigen IT-Umgebung kümmern. Dies schont die eigenen personellen Ressourcen – und das nicht nur bei der Einführung!

Das Prinzip von SaaS beruht darauf, dass ein Anwender den webbasierten Zugriff auf die betriebsbereite IT-Anwendung mietet. Er erspart sich die Kosten für Softwarelizenzen und Hardware und zahlt lediglich für den Funktionalitätsumfang der Anwendung. Die schnelle und kostengünstige Implementierung der webbasierten Anwendungen macht das SaaS-Modell besonders attraktiv. Jeder Anwender mit einer Internetverbindung hat jederzeit Zugriff auf die Anwendung und kann „direkt“ nach Vertragsabschluss loslegen.

Die SaaS-Anbieter schaffen transparente und planbare Mietbedingungen, da meistens pro Nutzer und Monat ein Festpreise berechnet wird. Die angebotenen Mietmodelle orientieren sich an der tatsächlichen Nutzung. Mittlerweile gehört es auch zum Standard, dass Aktualisierung und Erweiterung der Anwendung mit dem Servicepaket abgedeckt sind. Das bedeutet für den Kunden, dass keine zusätzlichen Kosten anfallen.

In der Regel ist man als Kunde auch nicht an langfristige Verträge gebunden. Die Kombination aus niedrigen Anschaffungskosten und der geringer Kapitalbindung aufgrund flexibler Mietverträge sprechen für die Nutzung von SaaS-Produkten. Die anfallenden Kosten lassen sich klar kalkulieren. Je nach Bedarf kann man den Service erweitern oder sich einen „passenderen“ Anbieter suchen. SaaS-Anwendungen sind flexiblere als traditionelle, gekaufte Lösungen. Die Flexibilität des Kunden birgt Risiken für den Cloud-Anbieter, weil die gewonnen Kunden auch schnell wieder weg sein könnten. Deshalb streben alle Anbieter einen optimalen Service für ihre Kunden an. Und davon profitieren wiederum die Endkunden.

Vor kurzem habe ich einige kleine Helfer für die Kollaboration aus der Cloud vorgestellt, u.a. GoogleDocs. Sie gehören zum umfangreichen Angebot der Google Apps. Eine aktuelle Studie vom Juni 2011 zeigt nun, dass die Angebote von Google wirklich effektiv in Unternehmen genutzt werden.

Zum 10-jährigen Jubiläum hat Google Germany GmbH die Studie „Faktor Google – Wie deutsche Unternehmen Google einsetzen“ in Auftrag gegeben. Das Institut der deutschen Wirtschaft Köln (IW) führte die Studie durch und befragte deutschlandweit insgesamt 11.000 Unternehmen. Wie der Name schon verrät, geht es um die Nutzung von Google-Anwendungen im deutschen Arbeitsalltag. Welche Ziele verfolgen die deutschen Unternehmen mit Google-Produkten? Wie wirken sich die Anwendungen auf Umsatz und Produktivität aus?

Die Ergebnisse zeigen, dass 17 % der Unternehmen webbasierte Lösung von Google zur Kollaboration und Kommunikation im Firmenkontext nutzen. Doch nicht nur das! Die Anwender bestätigen einen positiven Effekt durch die Nutzung. Fast 70 % der tatsächlichen Google-Nutzer (rund 2.000 Unternehmen) erklären, dass Informationen durch Google besser verfügbar seien. Über 40 % bestätigen eine effizientere Kommunikation mit ihren Kunden und 36 % sehen durch Google Apps bessere Möglichkeiten, firmeninterne Prozesse optimal zu unterstützen. Des Weiteren stellt knapp jedes dritte Unternehmen fest, dass die Mitarbeiter durch die neuen Kooperationsmöglichkeiten kreativer arbeiten. Diese erhöhte Kreativität trägt zur besseren Ausschöpfung des Innovationspotenzials bei.

Produktiveres Arbeiten

Die befragten Unternehmen attestieren eine verbesserte Produktivität durch Google Apps. Die Unternehmen sehen vor allem im dem gemeinsam nutzbaren webbasierten Google Kalender und dem E-Mail-Service einen großen Mehrwert. Dadurch können Mitarbeiter Termine schneller und einfacher koordinieren. Die befragten Google Apps-Nutzer bestätigen eine Produktivitätssteigerung bei den damit bearbeiteten Aufgaben um ca.35 %. Google Docs steigern die Produktivität um durchschnittlich 19 %. Der deutliche Vorteil der Online-Programme für Textverarbeitung und Tabellenkalkulation ist, dass mehrere Beschäftigte gleichzeitig (Standort- und Endgeräte-unabhängig) an demselben Dokument arbeiten können.

Mehr Raum für Innovationen

Viele Ideen gehen aufgrund mangelnder Kommunikation zwischen den Beteiligten und fehlendem Informationsaustausch verloren. So kann eine neue Idee erst gar nicht wachsen und gedeihen. Die Befragten empfinden verbesserten Wissensaustausch und effizientere Kommunikation auf Unternehmensebene mit Google Apps. Als positives Beispiel wird Google Sites genannt. 68 % der befragten Google Apps-Nutzer erklären, dass die Verfügbarkeit von Informationen im Unternehmen durch die Anwendung zum Erstellen von Webseiten und Wikis gestiegen ist. Die effizientere Kommunikation mit Kollegen wird vor allem durch Google Apps erreicht. Dies bestätigen 48 % der Google Apps-Nutzer.

Weniger Kosten

Auch aus finanzieller Sicht sehen die Nutzer einen Vorteil von Google Apps. Laut der Befragten (ca. 60 %) fällt der Umstieg leicht, da Schulungsaufwand, Einarbeitungsdauer und Kosten als gering eingestuft werden. Nach der erfolgreichen Migration werden weitere Kosteneinsparungen durch die Google Apps attestiert. Beispielsweise sind 80 % der Nutzer sind von einem anderen Produkt auf das E-Mail-Programm Google Mail umgestiegen. Dabei haben mehr als 40 % nach dem Wechsel auf ihren eigenen Exchange-Server verzichtet. Dadurch sparen sie die Kosten für die IT-Infrastruktur ein. Der Wechsle zu Google Mail zeigt bei knapp 60 % auch einen gesunkenen Administrationsaufwand.

Ein Fazit der Studie ist, dass der Einsatz von Google Apps im Unternehmen die Produktivität steigert und Innovationen in deutschen Betrieben positiv beeinflusst. Die detaillierten Ergebnisse der Studie können auf der Faktor Google-Sonderseite herunter geladen werden.